Trong cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam, doanh nghiệp nhỏ và vừa chiếm đa số và chủ yếu trong nền kinh tế. Các doanh nghiệp này phần lớn đi lên từ nghề và quản lý theo hộ gia đình. Họ điều hành doanh nghiệp theo kinh nghiệm truyền thống và chỉ có một số lượng nhỏ các doanh nghiệp áp dụng theo các hệ thống quản lý như ISO 9001… Tuy nhiên, phần lớn các doanh nghiệp sử dụng những chứng chỉ này như một cái “mác” để tạo niềm tin cho khách hàng chứ chưa tận dụng hết thế mạnh của các hệ thống quản lý này để quản trị nội bộ.

Đa số các doanh nghiệp nhỏ và vừa thường gặp nhiều trở ngại khi quản trị nội bộ theo hệ thống. Một số khó khăn điển hình như:

1Tư tưởng về quản trị chưa thay đổi. Chủ doanh nghiệp thường cho rằng, quản lý theo kinh nghiệm và thói quen sẽ tiết kiệm thời gian và chi phí. Vì vậy việc xây dựng hệ thống quản trị chưa được đặt ưu tiên lên hàng đầu so với các mục tiêu khác như: Tìm kiếm khách hàng, cơ sở vật chất, tăng doanh thu…

2Chi phí để thành lập một nhóm xây dựng và giám sát hệ thống quản trị nội bộ khá cao. Việc tận dụng tối ưu đội ngũ này cho công tác quản trị nội bộ chưa được định lượng hoặc chưa có công cụ định lượng. Vì vậy các doanh nghiệp thường ngại thành lập đội ngũ có chức năng này vì cho rằng chưa hiệu quả hoặc chưa tối ưu.

3. Đội ngũ xây dựng hệ thống bị hạn chế về kiến thức, kinh nghiệm và nghiệp vụ. Thước đo tính hiệu quả của hệ thống có thể đo đếm bằng doanh thu tạo ra thêm hoặc chi phí tiết kiệm được. Tuy nhiên, đội ngũ xây dựng hệ thống có thể chưa đủ kinh nghiệm để đo đếm mức độ hiệu quả này.

4Hệ thống tài liệu quá nhiều hoặc quá sơ sài, doanh nghiệp không thể kiểm soát được tài liệu mới. Đồng thời việc không tiến hành cải tiến, xem xét lại hệ thống tài liệu sau một thời gian triển khai dẫn đến hệ thống trở nên lỗi thời, không bắt kịp với thực tế của doanh nghiệp.

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa áp dụng quy trình làm việc trong doanh nghiệp, họ sẽ gặp khó khăn, hạn chế khi muốn mở rộng thị trường, tăng quy mô kinh doanh. Trong xu thế hội nhập hiện nay, việc không thay đổi cách thức quản lý có thể là rào cản dẫn đến giải thể trong tương lai của doanh nghiệp. Bởi vậy mà bản thân mỗi doanh nghiệp cần phải thay đổi tư duy, áp dụng quy trình chuẩn, khoa học để mỗi bước đi của doanh nghiệp ngày càng vững chắc hơn.