Phương pháp Kanban giúp người quản lý đội nhóm, quản lý dự án dễ dàng triển khai, thực hiện đa nhiệm các công việc mà không bị chồng chéo, quá tải. Hãy cùng EPI tìm hiểu về phương pháp Kanban trong bài viết dưới đây.
Kanban là gì? Nội dung chính của phương pháp Kanban
Kanban là phương pháp trực quan hoá những nhiệm vụ mà một cá nhân, bộ phận cần thực hiện để tối đa hoá hiệu quả công việc trong một thời điểm nhất định. Cách đơn giản nhất của phương pháp này là sử dụng tấm bảng trắng và dán những tờ giấy màu lên để mô tả và quản lý quá trình làm việc.
Xét về tính ứng dụng trong quá trình sản xuất, Kanban là công cụ hữu ích để người quản lý kiểm soát chặt chẽ dây chuyền sản xuất, từng công đoạn khác nhau. Điểm mấu chốt là mỗi phiếu Kanban đều phải thể hiện tính liên kết với nhau và ghi rõ các thông tin chi tiết về công việc được chuyển giao từ giai đoạn trước.
Để Kanban phát huy hiệu quả trong sản xuất, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Chi tiết công việc luôn được chuyển giao từ giai đoạn trước đến giai đoạn sau.
- Chỉ bắt đầu sản xuất khi nhận được Kanban.
- Mỗi sản phẩm trong dây chuyền đều cần có một thẻ Kanban ghi rõ: Chi tiết sản phẩm, nơi sản xuất, nơi chuyển đến, số lượng.
- Mỗi thùng, mỗi khay hàng cần chứa đúng số lượng chỉ định, không được dư hay thiếu.
- Không được giao những chi tiết hay phế phẩm cho công đoạn sau.
- Khoảng thời gian giữa các lần chuyển giao và số lượng thẻ Kanban nên được tối giản.
Lợi ích của phương pháp Kanban
Áp dụng hiệu quả phương pháp Kanban trong sản xuất và quản lý không phải là công việc dễ dàng. Nó đòi hỏi nhiều yếu tố quan trọng mà không phải doanh nghiệp nào cũng có thể đáp ứng được như: cơ sở hạ tầng, hệ thống dây chuyền đạt ký luật lao động cao, hệ thống bảo mật thông tin tuyệt đối,… Song, nếu đạt được những yếu tố trên, Kanban sẽ đem đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích vượt trội như:
- Tiết kiệm tối đa nguyên liệu và vật tư trong dây chuyền sản xuất.
- Đảm bảo độ chính xác khi sản xuất sản phẩm.
- Đảm bảo về thời gian, không bị trễ hợp đồng.
- Tối ưu phân công lao động nên vòng đời sản phẩm quay nhanh.
- Xây dựng môi trường làm việc kỹ luật cao, liên kết khả năng làm việc của các nhân viên trong dây chuyền sản xuất.
- Góp phần hình thành văn hóa doanh nghiệp hiện đại, hiệu quả và kỷ luật cao.
- Nâng cao hiệu suất làm việc và ý thức công việc của nhân viên.
Ứng dụng phương pháp Kanban vào quản lý công việc
Không chỉ giới hạn trong hoạt động sản xuất, Kanban còn có tính ứng dụng rất ca trong quản lý công việc thường ngày. Bảng Kanban bằng giấy nhớ hay trên các ứng dụng đều có thể giúp những người quản trị tối đa hoá hiệu suất làm việc của nhân viên, tránh được tình trạng chồng chéo công việc.
Dưới đây là 4 bước tạo Kanban cho đội nhóm:
- Bước 1: Chuẩn bị tấm bảng có thể ghim nam châm và những tờ giấy ghi nhớ có màu sắc khác nhau.
- Bước 2: Cột đầu tiên trong bảng Kanban là cột “Công việc cần làm”. Hãy phân loại nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp theo màu sắc giấy khác nhau rồi dán vào cột đầu tiên.
- Bước 3: Cột thứ hai là cột “Việc đang làm”. Đây là cột thể hiện những việc nhân viên cần làm ở hiện tại.
- Bước 4: Cột thứ ba là “Việc đã hoàn thành”. Người quản trị sẽ chuyển mỗi nhiệm vụ làm xong trong cột thứ hai sang cột thứ ba rồi tiếp tục lặp lại các bước 2 đến bước 4.