Chỉ số OKR mang đến nhiều lợi ích thực tiễn mà các quy trình kiểm soát truyền thống như KPI không thể nào có được, đó là khả năng hỗ trợ thúc đẩy mục tiêu cho toàn bộ doanh nghiệp. Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp hiện nay đã lựa chọn chuyển đổi từ chỉ tiêu KPI sang OKR.
Ứng dụng KPI trong doanh nghiệp
KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số được doanh nghiệp sử dụng để đánh giá tình trạng hoàn thành công việc và đo lường hiệu suất làm việc của các nhân viên, bộ phân hoặc phòng ban trực thuộc doanh nghiệp bằng các số liệu và chỉ tiêu định lượng. Chỉ số KPI thường được ứng dụng ở nhiều cấp độ khác nhau để đánh giá mức độ thành công của các cá nhân, phòng ban so với một mục tiêu cụ thể đã được đề ra trước đó.
Ứng dụng OKR trong doanh nghiệp
OKR (Objective Key Results) là chỉ số được doanh nghiệp áp dụng nhằm mục đích hỗ trợ quản trị mục tiêu, đảm bảo quá trình hợp tác giữa các cá nhân, phòng ban trong tổ chức được diễn ra một cách trơn tru, toàn diện. Đồng thời, chỉ số này cũng tập trung vào đóng góp của các cá nhân, đội nhóm, phòng ban và đo lường mức độ thành công của những đóng góp đó để thúc đẩy sự phát triển bền vững của tổ chức.
Sự khác biệt giữa KPI và OKR
Mục đích sử dụng: KPI thường được ứng dụng vào quy trình vận hành của một doanh nghiệp có sự ổn định với mục đích tập trung hơn vào đo lường hiệu suất làm việc của nhân viên. Trong khi đó, OKR được áp dụng để nhân viên xác định được những ưu tiên trong công việc và có định hướng chính xác về mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp.
KPI là một phương pháp đo lường còn OKR thì không: KPI là dữ liệu định lượng, được biểu thị bằng những con số rõ ràng nhưng doanh nghiệp khó có thể giải thích được cách để đạt được con số đó. Trong khi đó, việc đánh giá các kết quả then chốt trong OKR sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá được những mục tiêu mang tính truyền cảm hứng. Chính vì vậy, quá trình chuyển đổi giữa hai hệ thống đo lường vô cùng phức tạp chứ không đơn thuần là việc chỉ sao chép từ KPI sang OKR.
Hướng dẫn chuyển đổi từ KPI sang OKR cho doanh nghiệp
Để thực hiện chuyển đổi thành công từ chỉ số KPI sang OKR, doanh nghiệp hãy tham khảo và cân nhắc thực hiện theo các bước được chia sẻ như sau:
- Đặt mục tiêu: Mục tiêu của OKR không phải là một giải pháp dùng để đo lường. Do vậy, doanh nghiệp không thể thực hiện chuyển đổi bằng cách sao chép toàn bộ từ hệ thống KPI sang. Thay vào đó, doanh nghiệp cần xem xét một cách kỹ lưỡng các hạng mục trong KPI để đưa chúng vào từng nhóm mục tiêu phù hợp với hệ thống OKR.
- Xác định chính xác các kết quả then chốt: Phương pháp tối ưu nhất mà doanh nghiệp có thể áp dụng để đưa ra các kết quả then chốt khi chuyển đổi từ KPI sang OKR là đánh giá các mục tiêu dựa trên mô hình SMART.
- Tạo ra kết quả then chốt từ chỉ số KPI: Khi đã thiết lập được mục tiêu, doanh nghiệp có thể tạo ra kết quả then chốt bằng cách đưa KPI vào mô hình. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đảm bảo không đặt quá 3 KPI cho một mục tiêu trong OKR để tránh hiện tượng quá tải cho nhân viên. Bởi một mô hình OKR không nên có quá nhiều mục tiêu then chốt. Bên cạnh đó, con số này càng ít thì doanh nghiệp càng dễ triển khai và dễ thực hiện chuyển đổi.
Để đo lường được các chỉ số trong OKR thì các kết quả then chốt cần được thiết lập một cách chi tiết. Doanh nghiệp cần trả lời được một số câu hỏi dựa trên mô hình SMART như sau:
- Tính cụ thể (Specific): Đối với nhân viên, đội nhóm, phòng ban, các kết quả then chốt có dễ hiểu và được xác định rõ ràng hay không?
- Có thể đo lường (Measurable): Doanh nghiệp có dễ dàng đo lường được khả năng và mức độ thành công hay thất bại của kết quả mục tiêu then chốt hay không?
- Tính khả thi (Achievable): Kết quả của mục tiêu then chốt được đề ra có thể đạt được trên thực tế hay không?
- Tính liên quan (Relevant): Các kết quả then chốt đối với mục tiêu đề ra có quan trọng hay không?
- Có thời hạn (Time-bound): Doanh nghiệp đã đặt ra thời hạn hoàn thành mục tiêu hay chưa?