Tự động hóa quy trình hiện nay đã không còn là một sự lựa chọn mà nó là xu thế tất yếu mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần nghiêm túc thực hiện và triển khai. Bởi việc xử lý công việc một cách tự động không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, tăng năng suất làm việc mà còn giúp mang lại sự tăng trưởng bền vững cho doanh nghiệp.
Tự động hóa quy trình làm việc là gì?
Tự động hóa quy trình làm việc là một chuỗi các hành động xảy ra xuyên suốt trong quá trình triển khai công việc từ bản phác thảo trở thành hành động một cách hoàn toàn tự động. Điều này giúp mọi luồng công việc của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh được đảm bảo diễn ra suôn sẻ mà không cần phải lo lắng về bất kỳ rào cản nào có thể xảy ra.
Ngoài ra, tự động hóa quy trình còn được xem là một trong những bước cải tiến về công nghệ mới nhất. Từ đó giúp doanh nghiệp tháo gỡ được toàn bộ nút thắt thường thấy trong quá trình triển khai công việc.
Tầm quan trọng của tự động hóa quy trình làm việc
Không phải ngẫu nhiên mà tự động hóa quy trình làm việc lại nhanh chóng trở thành xu thế hiện nay. Có thể dễ dàng thấy được đối với doanh nghiệp có tầm quan trọng rất lớn như sau.
Tối giản chi phí
Thực hiện công việc theo cách thủ công sẽ khiến doanh nghiệp không chỉ tiêu tốn nhiều chi phí nhân sự mà còn không nhận được hiệu quả công việc như mong muốn. Tuy nhiên, với tự động hóa quy trình, một loạt các hoạt động lặp đi lặp lại sẽ được hệ thống xử lý tốt hơn rất nhiều so với con người mà vẫn giúp mang đến những hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.
Cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên
Thay vì phải cập nhật báo cáo và gửi email liên tục tại nhiều công cụ thì mới có thể tiến hành chuyển giao công việc cho các nhân viên. Tự động hóa quy trình làm việc chỉ diễn ra trong một phần mềm.
Chỉ với một cú nhấn chuột, bạn có thể dễ dàng chuyển tiếp hay quay lại các bước. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm tối đa được thời gian hoạt động mà còn giúp cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên hiệu quả.
Giảm thiểu thời gian từ tác vụ thủ công
Theo nghiên cứu, các tác vụ thủ công như trao đổi, họp hành hay báo cáo thường là nguyên nhân chính gây tiêu tốn thời gian của các nhân viên trong doanh nghiệp trong khi các thao tác đó có thể được thực hiện ngay trên phần mềm. Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp lựa chọn các phần mềm công nghệ tự động hóa quy trình làm việc để cải thiện hiệu suất và chất lượng công việc.
Dễ dàng kết nối
Thay vì phải thiết lập nhiều file dự án, nhóm chat hay email để tiến hành quản lý thì doanh nghiệp có thể dễ dàng phân bổ, kiểm soát và đánh giá chất lượng công việc của từng cá nhân, từng bộ phận và từng phòng ban trên cùng một giao diện trên hệ thống tự động hóa quy trình.
Cải thiện quá trình hỗ trợ khách hàng
Khi khách hàng hiểu rõ hơn về công nghệ thì nhu cầu của họ về dịch vụ khách hàng cũng từ đó mà tăng cao. Và tự động hóa quy trình chính là giải pháp tốt nhất có thể giải quyết vấn đề này bởi nó có khả năng cải thiện tốc độ và mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tuyệt đối hài lòng.
Các bước xây dựng tự động hóa quy trình làm việc
Để xây dựng tự động hóa quy trình chuyên nghiệp và hiệu quả, bạn cần phải nắm rõ được các bước dưới đây.
Xác định rõ ràng mục tiêu
Để xác định chính xác nhất về mức độ hiệu quả mà tự động hoá quy trình mang đến cho doanh nghiệp thì trước hết doanh nghiệp cần xác định được mục tiêu tự động hóa quy trình là gì? Các mục tiêu đó có thể là chạy theo xu thế, tối ưu thời gian làm việc, giải quyết khó khăn ở cách làm việc cũ hay cải thiện chất lượng nhân sự.
Xây dựng quy trình làm việc
Hơn cả một chiến lược khôn khéo, các doanh nghiệp muốn phát triển bền vững và nhanh chóng trên thị trường cần phải xác định được cho mình một nền móng quy trình làm việc thực sự vững chắc. Một quy trình làm việc chuẩn mực theo mô hình BPM Life Cycle sẽ bao gồm 5 bước xây dựng quy trình, mô hình hoá quy trình, kiểm soát quy trình, đánh giá hiệu quả quy trình và điều chỉnh, tối ưu quy trình.
Ứng dụng công nghệ tự động hóa
Sau khi đã xây dựng tự động hóa quy trình làm việc làm việc tiêu chuẩn, bước tiếp theo doanh nghiệp cần thực hiện chính là nghiên cứu và lựa chọn ứng dụng công nghệ tự động hoá phù hợp với quy trình làm việc của mình.
Hướng dẫn, đào tạo nhân sự
Đối với toàn thể các đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp, việc từ bỏ các thói quen cũ và tiếp nhận các công nghệ mới không phải là điều dễ dàng. Chính vì vậy, doanh nghiệp nên tiến hành liên hệ với bộ phận hỗ trợ đơn vị để cung cấp các phần mềm triển khai đào tạo và đảm bảo toàn bộ nhân sự tại doanh nghiệp nắm rõ được các bước thực hiện quy trình.
Đo lường kết quả
Khi tự động hóa quy trình làm việc được đưa vào thực hiện thì doanh nghiệp cần hết sức chú ý vào kết quả ứng dụng phần mềm. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra những đánh giá về mức độ tích cực sử dụng phần mềm của đội ngũ nhân viên cũng như sự phối hợp giữa họ với các phòng ban khác.