Mô hình con rùa được giới thiệu lần đầu tiên bởi Philip Crosby. Mô hình của Crosby được xây dựng dựa trên mô hình SIPOC (bao gồm Supplier – Nhà cung cấp, Input – Đầu vào, Process – Quá trình, Ouput – Đầu ra, Customer – Khách hàng) bằng cách thêm các yêu cầu về quy trình cho đầu vào và đầu ra cũng như đào tạo, thiết bị và quy trình.
MÔ HÌNH CON RÙA LÀ GÌ?
Mô hình con rùa là công cụ trực quan có thể trình bày chi tiết, chính xác và đầy đủ các yếu tố của bất kỳ quy trình nhất định nào đó trong một tổ chức/ doanh nghiệp. Từ đó giúp các nhà quản lý thực hiện lại các bước và xem xét tổng thể quy trình. Từ mô hình con rùa, các nhà quản lý và các thành viên có thể nắm được các đầu mối, sự liên quan giữa các yếu tố và cách tổ chức, phân công trong quy trình; Xác định được những lỗ hổng trong tổ chức, quy trình và các yêu cầu mà quy trình cần phải đáp ứng được.
CÁCH ÁP DỤNG MÔ HÌNH CON RÙA
- WITH WHAT?: Các thiết bị, công nghệ sử dụng để thực hiện quy trình như Internet, hệ thống nhà máy, nhà kho, cửa hàng, …
- PROCESS INPUTS: Các thông tin chi tiết như yêu cầu, nguyên vật liệu, tài liệu quy định, …
- HOW IS IT DONE?: cách thức tổ chức sử dụng các nguồn đầu vào để hoàn thành quy trình
- PROCESS: bao gồm các bước gia tăng giá trị theo trình tự và thuộc phạm vi quy trình: Lựa chọn nhà cung cấp, Lên kế hoạch, Sản xuất, Thanh toán, Trưng bày, Hỗ trợ khách hàng, …
- SUPPORT PROCESS: các quy trình hỗ trợ như hiệu chuẩn, đào tạo nhân sự, bảo trì, lưu trữ, …
- WHO IS INVOLVED?: xác định rõ các chức danh thực hiện và các tiêu chuẩn chấp nhận đối với các chức danh có liên quan như trình độ, bằng cấp,kinh nghiệm, kĩ năng, …
- PROCESS OUTPUTS: các sản phẩm/ dịch vụ được hoàn thiện đúng thời hạn và đủ tiêu chuẩn theo quy định
- EFFECTIVENESS AND EFFICIENCY: bao gồm các phương pháp và kết quả đánh giá, khảo sát về hiệu quả hoạt động của quá trình cũng như chất lượng của sản phẩm dịch vụ
LỢI ÍCH CỦA VIỆC ÁP DỤNG MÔ HÌNH CON RÙA TRONG CHẤT LƯỢNG QUY TRÌNH
- Tài liệu hội nhập và đào tạo nhân viên hiệu quả
Mô hình con rùa giúp cho việc đào tạo hội nhập cho nhân viên mới dễ dàng hơn. Họ có thể biết vị trí của mình trong tổ chức và những nhiệm vụ mà họ cần hoàn thành. Từ mô hình con rùa, nhân viên biết được vai trò của mình trong quy trình, họ sẽ làm việc với ai, tìm kiếm thông tin ở đâu, các nguồn lực họ cần để hoàn thành nhiệm vụ và cách họ có thể theo dõi và đo lường hiệu suất. Từ đó nhân viên nhanh chóng hiểu được họ sẽ đóng góp như thế nào vào thành tích của tổ chức.
- Dễ dàng xác định lãng phí trong quy trình
Trọng tâm của mô hình con rùa là các bước gia tăng giá trị trong quy trình và các thước đo hiệu suất/hiệu quả. Bất kỳ điều gì không phải là làm gia tăng giá trị hoặc làm mất tập trung đều là lãng phí và khi được giải quyết sẽ thúc đẩy quá trình cải thiện liên tục. Mô hình con rùa giúp các nhà quản lý xem xét và kiểm soát các lãng phí một cách dễ dàng.
- Phù hợp với mục tiêu tổ chức quy trình của các tổ chức
Mô hình con rùa rất hữu ích cho nhà quản lý thiết lập các quy trình và thực hiện các điều chỉnh cần thiết cho phù hợp với các mục tiêu và chính sách hiện hành của tổ chức. Mô hình con rùa giúp quy trình trở nên trực quan và dễ hiểu hơn. Các nhánh trong mô hình cũng giúp tổ chức quản lý được chất lượng thành phẩm và hiệu suất ở mỗi giai đoạn của quy trình.
Ngày nay các tổ chức cần nhận biết và quản lý quá trình có liên quan và tương tác lẫn nhau để đảm bảo quy trình tổ chức diễn ra như mong đợi. Việc nhận biết một cách có hệ thống và quản lý các quá trình đang triển khai sẽ tạo nên các giá trị bền vững cho tổ chức.