Hơn 30 năm trước, Masaaki Imai đã phổ biến thuật ngữ Kaizen thông qua cuốn sách “Kaizen: The Key to Japan’s Competitive Success” (Tạm dịch: Kaizen: Chìa khóa thành công của Nhật bản trong cạnh tranh). Đây là lần đầu tiên Kaizen được giới thiệu tại phương Tây. Ngày nay, Kaizen được coi là trụ cột quan trọng trong chiến lược cạnh tranh dài hạn của một doanh nghiệp.
KAIZEN là một thuật ngữ quen thuộc trong kinh doanh. Vậy Kaizen là gì? Cách thức thực hiện ra sao? Cùng EPI tìm hiểu nhé!
Kaizen là gì?
Kaizen có nghĩa là thay đổi để tốt hơn hoặc cải thiện liên tục. Đó có thể là thay đổi trong cách sống, cách giải trí, giao tiếp,… Khi áp dụng trong kinh doanh và doanh nghiệp, kaizen có nghĩa là sự cải thiện liên tục liên quan đến nội bộ và quá trình vận hành doanh nghiệp.
Kaizen là một ví dụ quan trọng của chiến lược kinh doanh tinh gọn (Lean Planning) và Phương thức Toyota (Toyota Way). Rất nhiều doanh nghiệp như Toyota, Canon, Honda đã áp dụng Kaizen như một phương pháp cải thiện quy trình hiệu quả.
Nguyên tắc Kaizen là việc tổ chức các sự kiện tập trung vào việc cải thiện từng lĩnh vực cụ thể trong doanh nghiệp. Những sự kiện này liên quan đến các nhóm nhân viên ở tất cả các cấp.
Dưới đây là 5 nguyên tắc áp dụng Kaizen doanh nghiệp có thể áp dụng để cải thiện quy trình tốt hơn:
Đề cao những thay đổi nhỏ
Một trong những nền tảng cốt lõi của Kaizen đó là sự thay đổi nhỏ, dần dần và liên tục. Những thay đổi nhỏ và liên tục sẽ dễ áp dụng với doanh nghiệp hơn những thay đổi lớn hay đổi mới tức thì và mang lại lợi ích tích lũy lâu dài.
Mỗi doanh nghiệp cần nhận thức được rằng sự thay đổi trong thói quen, quy trình hay mỗi hoạt động của con người cần được diễn ra dần đều. Kaizen và đổi mới là hai công thức phổ biến để tạo ra sự thay đổi. Trong khi Đổi mới đòi hỏi sự thay đổi cấp tiến, ngay lập tức, thì Kaizen là những bước đi nhỏ và liên tục tiến cải thiện. Quá trình cải tiến trong Kaizen thường bắt đầu từ những ý tưởng quy mô nhỏ nhưng mang lại kết quả ấn tượng trong một thời gian dài.
Lắng nghe phản hồi của nhân viên
Tạo ra những thay đổi nhỏ để cải thiện qua thời gian cho phép doanh nghiệp cơ hội để thử nghiệm và chuyển đổi, từ đó tìm ra hướng đi thích hợp nhất cho doanh nghiệp. Khi dẫn dắt một tổ chức hay doanh nghiệp, phản hồi từ nhân viên sẽ giúp lãnh đạo xác định được rằng những sự thay đổi đó có giúp nhân viên hài lòng hơn với công việc hay không.
Phản hồi nên là một phần trong chiến lược cải thiện quy trình của doanh nghiệp. Lưu ý rằng lắng nghe là chưa đủ, doanh nghiệp cần thấu hiểu và xác định sự thay đổi tiếp theo. Các yếu tố đó sẽ quyết định liệu vấn đề cũ có quay trở lại hay không.
Loại trừ tối đa lãng phí
Trong áp dụng Kaizen, việc giảm thiểu lãng phí cho phép doanh nghiệp tạo nên sự thay đổi dù là nhỏ mỗi ngày:
Những LÃNG PHÍ tiêu biểu trong Kaizen:
Tập trung vào cải thiện quá trình
Tinh thần của Kaizen đã nhen nhóm từ cuộc Cách mạng công nghiệp khi Henry Ford áp dụng Kaizen để cắt giảm 87% thời gian sản xuất của Model T. Ford đã cải thiện quy trình sản xuất để tạo ra môi trường làm việc lý tưởng hơn cho nhân viên và hạ giá thành của ô tô.
Quản lý cấp cao của Toyota – Taiichi Ohno cũng đã áp dụng cách làm của Ford để tạo nên hệ thống sản xuất Toyots (TPS) – Một chiến lược dựa trên cản thiện liên tục (Kaizen).
Một trong những câu hỏi phổ biến nhất của những người thực hành Kaizen đó là: Tôi có thể làm gì trong 1 phút mỗi ngày để làm X tốt hơn.
Làm việc nhóm
Nguyên tắc của Kaizen là việc đặt ra những câu hỏi nhỏ và chủ động để rèn luyện tư duy về giải pháp cho các vấn đề gặp phải hàng ngày. Để tìm ra được giải pháp, một tập thể cùng nhau sáng tạo và đóng góp ý kiến sẽ có hiệu quả hơn so với một cá nhân. Kaizen khuyến khích tập thể tham gia vào việc giải quyết vấn đề.
Một số câu hỏi có thể đặt ra như:
- Làm sao để công việc này trở nên thú vị hơn 5%
- Làm sao để nhiệm vụ này được hoàn thành nhanh hơn 1 phút
- Làm sao để việc này đạt được hiệu quả hiệu quả hơn 5%
Khi nhân viên hoặc những người xung quanh nhận thức được giá trị và tầm ảnh hưởng của những thay đổi nhỏ đó, họ sẽ đảm bảo sự tham gia quá trình cải thiện liên tục của tập thể.
Kaizen được biết tới là một triết lý kinh doanh nổi tiếng của người Nhật và đã được áp dụng thành công cho nhiều doanh nghiệp khắp thế giới. Các nguyên tắc của Kaizen cần được áp dụng đúng đắn và chặt chẽ để doanh nghiệp có thể nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm.