Giải quyết triệt để nguyên nhân gốc rễ của mọi vấn đề

Vấn đề không tự sinh ra cũng không tự mất đi. Mỗi vấn đề xảy ra đều có một hoặc nhiều nguyên nhân của nó. Từ xa xưa đã có câu là diệt cỏ phải diệt tận gốc. Vậy để diệt được cỏ thì trước hết phải lần ra được cái gốc của nó cái đã.

Để hiểu và tìm ra cái gọi là nguyên nhân gốc rễ không đơn giản. Có những vấn đề có thể thấy ngay hoặc dễ dàng để thấy được nguyên nhân gốc rễ và ngược lại. Trong trường hợp phức tạp hơn, thì vấn đề xảy ra là kết (hậu) quả từ một loạt các nguyên nhân ở các cấp khác nhau hợp thành. Hay nói cách khác, nguyên nhân này dẫn tới nguyên nhân khác, cứ thế cho đến khi tạo thành vấn đề mà ta thấy được.

Trong lĩnh vực sản xuất và chất lượng, tùy thuộc vào cách định nghĩa hay sử dụng cách gọi của từng tổ chức có thể khác nhau. Nhưng nhìn chung, có hai nguồn nguyên nhân gốc rễ như sau:
Nguyên nhân gốc trực tiếp: là nguyên nhân cụ thể dẫn dắt nên vấn đề. Thường thiên về mặt kỹ thuật, còn gọi là Technical Root Cause (TRC).
Nguyên nhân gốc quản lý (Managerical Root Cause – MRC): là nguyên nhân thiên về mặt quản lý. Bao gồm nguyên nhân hệ thống (Ví dụ: chưa có quy trình, quy trình có lỗi, áp dụng sai…) và nguyên nhân từ lãnh đạo (Ví dụ: thiếu nguồn lực quản lý, kiểm soát…) hoặc là kết hợp cả hai. Nó tạo tiền đề cho sự tồn tại hay xuất hiện của nguyên nhân gốc trực tiếp.

Để vấn đề không lặp lại lần nữa, thì cần phải triệt tiêu được nguyên nhân gốc rễ của nó. Vì nếu chỉ tập trung loại bỏ triệu chứng, tình hình có thể trở nên tồi tệ hơn nữa bởi vấn đề thì vẫn ở đó nhưng không còn dấu hiệu để nhận biết hay quản lý nó nữa. Còn nếu chỉ loại bỏ nguyên nhân cấp 1 hoặc cấp cao hơn thì cũng chỉ tạm thời giảm bớt vấn đề. Nguyên nhân gốc rễ kia vẫn còn đó, nó lại tiềm ẩn cho sự xuất hiện trở lại (thậm chí là thể hiện ở dạng một vấn đề khác).