Six Sigma là một phương pháp giúp các tổ chức cải thiện năng lực trong quy trình kinh doanh. Việc cải thiện hiệu suất và giảm thiểu biến động trong quy trình có thể tránh được sai sót, đồng thời gia tăng lợi nhuận, tinh thần của nhân viên và chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ.
Six Sigma là gì?
Six Sigma là hệ thống cải tiến quy trình kinh doanh và tập hợp hệ phương pháp quản lý chất lượng theo số liệu thống kê để tìm khiếm khuyết, xác định nguyên nhân, giải quyết các khiếm khuyết đó để tăng độ chính xác cho toàn bộ quy trình.
Six Sigma không giống như hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001. Phương pháp này đặt ra một tư duy mới cho các tổ chức: thay vì tập trung vào xử lý các sản phẩm lỗi, Six Sigma đầu tư vào cải tiến quy trình, tạo ra sự ổn định tiệm cận hoàn hảo trong hoạt động kinh doanh.
Six Sigma sử dụng phương pháp thống kê để tổng hợp số lượng lỗi phát sinh trong quy trình, sau đó tìm ra cách khắc phục, đưa nó về gần mức hoàn hảo nhất có thể. Chỉ khi một quy trình không chứa nhiều hơn 3,4 khiếm khuyết trên một triệu sản phẩm thì quy trình đó mới đạt được tiêu chuẩn của Six Sigma.
Trên thực tế, quy trình Six Sigma hoàn hảo đến 99,99966%. Đây là mức Sigma thứ 6, với độ lệch chuẩn thể hiện mức độ hoàn hảo nhất có thể của một quá trình.
| STT | Cấp Sigma | Lỗi trong 1 triệu sản phẩm | Lỗi theo phần trăm (%) |
| 1 | One Sigma | 690.000 | 69 |
| 2 | Two Sigma | 308.000 | 30,8 |
| 3 | Three Sigma | 66.800 | 6,68 |
| 4 | Four Sigma | 6.210 | 0,621 |
| 5 | Five Sigma | 230 | 0,023 |
| 6 | Six Sigma | 3,4 | 0,0003 |
Lợi ích của hệ phương pháp Six Sigma
Six Sigma có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí khổng lồ. Ví dụ, Motorola đã tiết kiệm được 17 tỷ đô la năm 1985 nhờ áp dụng hệ phương pháp này; Six Sigma đã giúp Tập đoàn General Electric tiết kiệm 12 tỷ đô la trong giai đoạn 1995-2000; Trong hai thập kỷ gần đây, hơn 50% các công ty Fortune 500 đã tiết kiệm được hơn 400 tỷ đô la nhờ sử dụng phương pháp này.
Một số người cho rằng Six Sigma là một phương pháp được áp dụng ở các tập đoàn lớn, một số khác lại nhận định phương pháp này chỉ dành cho các doanh nghiệp nhỏ mới xây dựng quy trình kinh doanh. Tuy nhiên, các chuyên gia đã nhấn mạnh rằng Six Sigma mang lại lợi ích cho mọi tổ chức.
Chuyên gia tư vấn Jennifer Williams khẳng định: “Không ngành nào là không được hưởng lợi từ Six Sigma”, miễn là nó được thực hiện theo một quy trình bài bản.
Dưới đây là 6 lợi ích to lớn mà Six Sigma mang lại cho doanh nghiệp:
- Duy trì lòng trung thành của khách hàng
- Giảm thiểu chi phí, gia tăng lợi nhuận
- Cải thiện văn hoá doanh nghiệp
- Hỗ trợ lập kế hoạch chiến lược
- Mở rộng quy mô kinh doanh
Các nguyên tắc của hệ phương pháp Six Sigma
#1: Luôn hướng tới khách hàng
Cũng giống như nhiều triết lý kinh doanh khác, Six Sigma tập trung vào tiếng nói của khách hàng (customers’ voice). Mọi sự thay đổi, cải tiến quy trình đều cần phải dựa trên nhu cầu, yêu cầu và kỳ vọng của khách hàng.
#2: Đề cao dữ liệu và dữ kiện
Trước khi đưa ra bất kỳ quyết định nào, doanh nghiệp đều cần trả lời hai câu hỏi sau:
Dữ liệu/dữ kiện nào thật sự cần thiết?
Áp dụng chúng vào Six Sigma như thế nào mới hiệu quả?
Mọi quyết định liên quan đến Six Sigma đều không dựa trên phán đoán mơ hồ mà bắt buộc phải đo lường chính xác.
#3: Quản trị chủ động
Như đã trình bày ở phần định nghĩa, Six Sigma tập trung vào tìm kiếm và xử lý lỗi để tăng độ chính xác của cả quy trình. Nói cách khác, phương pháp này chủ động ngăn ngừa chứ không để các khiếm khuyết đó tạo ra sản phẩm lỗi rồi mới thụ động xử lý.
#4: Cộng tác không giới hạn
Để tạo ra quy trình trơn tru từ đầu tới cuối, Phương pháp Six Sigma tuân theo nguyên tắc cộng tác không rào cản giữa các bộ phận chức năng trong công ty, bao gồm cả theo chiều dọc, chiều ngang và đan chéo.
#5: Hướng tới sự hoàn thiện nhưng vẫn được phép mắc sai lầm
Tiêu chuẩn của Six Sigma là 3,4 lỗi trên một triệu khả năng, nghĩa là không hoàn hảo tuyệt đối. Chính vì thế, doanh nghiệp không nên nóng vội ở những bước đầu để trở nên hoàn hảo. Mọi phương án cải tiến quy trình đều được phép sai lầm, miễn hậu quả nằm trong tầm kiểm soát và doanh nghiệp rút ra được kinh nghiệm sau đó.