Mô hình 7S được ra đời từ những năm 80 bởi các chuyên gia tư vấn của McKinsey: Robert Waterman, Julien Philips và Tom Peters. Đây là một khung chuẩn về hiệu quả tổ chức, cho rằng tổ chức có 7 yếu tố nội bộ cần được gắn kết và củng cố để tạo ra thành công của tổ chức.

Nội dung chính của của mô hình 7S tập trung vào 7 yếu tố được phân loại yếu tố “cứng” và “mềm”. Các yếu tố cứng dễ xác định và chịu ảnh hưởng của quản trị, còn các yếu tố mềm thì khó nắm bắt hơn, mơ hồ hơn và bị ảnh hưởng bởi văn hóa doanh nghiệp. Mục tiêu của mô hình này là chỉ ra làm thế nào để 7 yếu tố này liên kết với nhau sao cho đạt được hiệu quả cao nhất.

Các nhân tố cấu thành mô hình 7S

Điểm mấu chốt của mô hình này là tất cả 7 yếu tố được liên kết với nhau và một yếu tố thay đổi cũng sẽ phải thay đổi các yếu tố còn lại để tổ chức hoạt động hiệu quả.

Các yếu tố “cứng” bao gồm:

  • Chiến lược (Strategy): Kế hoạch được đưa ra để xây dựng và duy trì lợi thế cạnh tranh
  • Cấu trúc (Structure): Cấu trúc chỉ ra chi tiết cách thức tổ chức và trách nhiệm của người lao động
  • Hệ thống (Systems): Hệ thống chỉ ra các quy trình hoạt động hàng ngày bao gồm quy trình làm việc và các tiêu chuẩn hoạt động trong tổ chức

Các yếu tố “mềm” bao gồm:

  • Giá trị được chia sẻ (Shared values): Những giá trị cốt lõi của công ty ảnh hưởng tới văn hóa doanh nghiệp và đạo đức doanh nghiệp chung
  • Kỹ năng (Skills): Kỹ năng thực tế và năng lực của tổ chức và đội ngũ nhân sự của công ty
  • Phong cách (Styles): Cách thức ban lãnh đạo tiếp cận và quản lý doanh nghiệp
  • Nhân viên (Staff): Nhân sự, quy mô nhân sự và khả năng của họ

Mô hình này được sử dụng trong phát triển doanh nghiệp như một công cụ hoạch định chiến lược để thấy được mối liên kết và sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các yếu tố trông có vẻ tách biệt.

Khi nào nên sử dụng mô hình 7S

Mô hình 7S được áp dụng linh hoạt trong các hoạt động của doanh nghiệp để đánh giá tính khả thi của một chiến dịch, kế hoạch hay một dự án nào đó thông qua việc phân tích 7 yếu tố trong mô hình 7S.

Mô hình này được áp dụng để nhà quản lý nắm được những nhân tố nào gây ra nhiều ảnh hưởng đến tổ chức, biết được khi nào nên thay đổi hay thay đổi yếu tố nào để đạt được mục tiêu của tổ chức hoặc xác định phương thức phù hợp nhất để thực hiện chiến lược đã đề xuất.

Một số lợi ích khi áp dụng mô hình 7S

  • Nắm được sự kết nối giữa hệ thống quản lý và toàn bộ bộ máy hoạt động của doanh nghiệp
  • Lập kế hoạch, mục tiêu đối với mọi sự thay đổi quy trình hoạt động
  • Tạo ra sự thay đổi văn hóa chiến lược và cơ bản
  • Tạo ra mối liên kết tốt nhất giữa các phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp để đạt được mục tiêu, chiến lược đã đề ra
  • Cho phép doanh nghiệp sử dụng nhân sự, sắp xếp phòng ban và quy trình tổ chức phù hợp

Các bước ứng dụng mô hình 7S trong phát triển doanh nghiệp

Bước 1: Xác định mối liên kết giữa các nhân tố, tìm ra khu vực không được liên kết hiệu quả

Bước 2: Xác định thiết kế tổ chức tối ưu. Để tìm ra thiết kế tối ưu cho tổ chức của mình, nhà quản lý cần cân nhắc đến các yếu tố như: Sự kỳ vọng của bản thân và nhân viên, sự liên kết mong muốn, các nghiên cứu thực tiễn đối thủ, …

Bước 3: Quyết định khu vực cần thay đổi và những thay đổi cần thực hiện. Đây là bước xây dựng kế hoạch hành động bao gồm: Các nhân tố cần sắp xếp lại và làm thế nào để thực hiện nó

Bước 4: Thực hiện các thay đổi cần thiết. Đây là giai đoạn quan trọng nhất để nhà quản lý xác định đâu là sự thay đổi tích cực với tổ chức

Bước 5: Liên tục xem xét 7 yếu tố. 7 yếu tố đều thay đổi liên tục và tác động lẫn nhau. Vì vậy, những người quản lý cần xem xét liên tục để tổng hòa 7 yếu tố này

Không chỉ giúp doanh nghiệp tổ chức hoạt động hiệu quả, mô hình 7S còn giúp người quản lý đặt ra những mục tiêu trong tương lai, từ đó đưa ra những điều chỉnh để đảm bảo quy trình hoạt động luôn hiệu quả nhất có thể. Mô hình 7S được ứng dụng phổ biến bởi nó phù hợp với nhiều văn hóa và phong cách doanh nghiệp khác nhau. Do vậy đây là một cách thức hoạt động mà các doanh nghiệp nên tham khảo.