Để vận hành doanh nghiệp một cách hiệu quả, tổ chức phải xác định và liên hệ mật thiết hoạt động giữa các bộ phận, phòng ban. Bất cứ hoạt động nào nhận các đầu vào và chuyển thành các đầu ra đều được xem như một quá trình. Vì vậy, quy trình được xem như bộ khung để doanh nghiệp đứng vững và phát triển.

Tại sao lại cần phải có quy trình?

Quy trình giúp cho người thực hiện công việc biết rằng trong một nghiệp vụ thì họ phải tiến hành những bước công việc nào, làm ra sao và phải cần đạt kết quả như thế nào? Sẽ không có tình trạng nhân viên nhận chỉ thị của sếp mà không biết phải làm thế nào? Hay tình trạng làm đi làm lại mà vẫn không đúng ý sếp.

Đối với những công việc cần sự phối hợp nhóm (teamwork) thì quy trình giúp cho các thành viên phối hợp với nhau một cách ăn khớp và đúng trình tự mà không phải thắc mắc rằng việc này do ai làm? Làm như thế nào?

Quy trình cũng giúp ích cho các cấp quản lý kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc do nhân viên thực hiện.

Rào cản trong quá trình thực hiện quy trình

Bản thân các cấp quản lý không chịu đầu tư thời gian để làm quy trình, cho rằng làm quy trình là mất thời gian, tốn kém. Nhưng bản thân cách nhìn này chưa phải là dài hạn và họ thực sự chưa nhận thức rõ được tác dụng của quy trình, cũng như hiểu được rằng nếu như đầu tư thời gian ngay từ đầu để xây dựng hệ thống quy trình thì sẽ rất nhàn về sau trong việc quản lý và kiểm soát công việc của nhân viên.

Quy trình mang tính chất kế thừa

Khi nhìn vào một quy trình, trải nghiệm nó người ta sẽ nhìn ra các bước không cần thiết hoặc các cách làm để công việc được nhanh hơn. Nếu không có quy trình người ta sẽ không nhìn ra những sai sót đó và khó có thể sửa chữa.

Nếu không có quy trình, bạn sẽ làm đi làm lại một việc theo một cách có thể không hiệu quả và rất khó nhận ra sự sai lầm trong công việc thường ngày.

Quy trình hóa – giải phóng lãnh đạo

Khi một người khác có thể thay thế bạn làm một việc gì đó tốt bằng bạn thậm chí tốt hơn, đó là niềm vui sướng vì bạn có thể làm những công việc mới, đối đầu với những thử thách mới, bạn sẽ không còn những giờ phút khổ sở giải quyết sự vụ hàng ngày nữa.