Lợi ích của việc tiếp cận theo quy trình

Một doanh nghiệp hoạt động có quá nhiều thứ phải phân bổ về nguồn lực cũng như tài chính. Doanh nghiệp có thể tập trung vào khách hàng, lãnh đạo hay sự cam kết tham gia của mọi người… Tuy nhiên tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp đều có tính tương tác và liên quan đến nhau. Do đó, khi nhìn nhận mọi hoạt động dưới một hệ thống quy trình chúng ta sẽ dễ nhận thấy vai trò, tính tương tác cũng như thứ tự của nó trong tổ chức. Từ đó dễ dàng trong việc dự đoán hiệu quả và các ảnh hưởng xấu lẫn tốt mà khắc phục hay phát huy.

     Một hệ thống quản lý chất lượng bao gồm các quy trình liên quan trực tiếp với nhau, bằng cách tiếp cận theo hướng quy trình, sẽ cho phép tổ chức tối ưu hóa được các nguồn lực của mình, dễ dàng phát hiện lãng phí và loại trừ nó, cũng dễ dàng thấy được yêu cầu cụ thể của quy trình nhằm đáp ứng một cách chính xác nhất.

Bên cạnh đó, việc tiếp cận theo quy trình giúp doanh nghiệp có thể nhận diện được các quy trình cốt lõi và tập trung nguồn lực vào đó, nâng cao cơ hội phát hiện và cải tiến những sai sót của quy trình. Doanh nghiệp có thể tối ưu hiệu suất, thông qua việc quản lý các quy trình một cách hiệu quả, sử dụng và tối ưu nguồn lực một cách hợp lý nhất, loại bỏ được các hoạt động chồng chéo, lặp lại làm cho tổ chức tinh gọn hơn rất nhiều. Ở một khía cạnh khác, doanh nghiệp có một hệ thống quy trình trơn tru sẽ tạo được một mức độ tự tin nhất định, làm tăng niềm tin của các bên liên quan như đối tác, khách hàng.

Vì vậy, doanh nghiệp cần phải hành động, đưa tất cả các hoạt động về dạng quy trình logic dễ hiểu và dễ thực hiện. Sau đó xem xét và phân tích nó trên góc độ tổng quát, cải tiến liên tục để có hệ thống quy trình phù hợp với thực tế doanh nghiệp nhất.