1. Sai lầm 1: Không cần/ chưa cần

» Doanh nghiệp nhỏ không cần quy trình

Rất nhiều doanh nghiệp cho rằng doanh nghiệp nhỏ nên tập trung vào bán hàng, marketing còn quy trình để sau làm cũng được. Không sai nhưng thiếu bởi vì:

  • Có quy trình sẽ tạo ra sự chuyên nghiệp. Rút ngắn thời gian đào tạo cho nhân sự. Nhân sự nhìn vào quy trình sẽ dễ dàng hòa nhập với công việc, các bước công việc rõ ràng giúp quản lý dễ dàng đo lường hiệu quả, đánh giá và biết mình cần điều chỉnh ở chỗ nào…
  •  Muốn tối ưu hóa/nâng cao hiệu suất làm việc buộc phải có quy trình nếu không sẽ không có căn cứ để tối ưu, tranh cãi sẽ đi vào ngõ cụt do khác góc nhìn.
  • Thực tế là khi doanh nghiệp còn nhỏ, chưa cồng kềnh,…thì việc áp dụng các quy trình sẽ đơn giản hơn và thời gian quy trình được áp dụng trong công việc nó.
  1. Sai lầm 2: Khó

» Quy trình khó xây dựng, khó quản lý, phải cần hệ thống phần mềm.

  •  Quy trình làm việc bản chất không phải là cái gì đó quá cao siêu mà nó là các bước công việc được thực hiện để thực hiện 1 mục tiêu A, B, C nào đó. Nó phải được áp dụng thực tế, được trải nghiệm qua thời gian và sau đó hệ thống lại một cách hoàn chỉnh, thống nhất và áp dụng cho bất cứ cá nhân nào ở vị trí thực hiện công việc đó.
  • Tối ưu hóa quy trình cần có sự tham gia của công nghệ, tuy nhiên đối với start up hay với doanh nghiệp nhỏ cần làm tốt trên excel, google driver,… cũng là một cách thức để giảm bớt nguồn lực và nâng cao hiệu quả làm việc.
  1. Sai lầm 3: Xin – cho

» Xin quy trình mẫu ở doanh nghiệp khác và áp dụng vào doanh nghiệp của mình.

  • Quy trình làm việc ở mỗi công ty, mỗi doanh nghiệp sẽ rất khác nhau, đầu mục có thể giống nhau nhưng bản chất các bước thực hiện nhỏ bên trong chắc chắn không giống nhau, mà nó sẽ phụ thuộc rất nhiều vào trải nghiệm thực tế và năng lực của doanh nghiệp.
  • Để xây dựng được quy trình làm việc buộc phải trải nghiệm các bước công việc của doanh nghiệp một cách chỉnh chu mới có thể xây dựng một quy trình làm việc phù hợp. Tránh việc “cưỡi ngựa xem hoa” rồi tạo ra 1 quy trình không phục vụ công việc của tổ chức mà vô tình làm rối tung tất cả lên.
  1. Sai lầm 4: Không theo sát – áp dụng hời hợt

» Xây dựng được quy trình rồi để đấy và nhầm tưởng công ty đã có quy trình.

  • Quy trình có lợi cho doanh nghiệp cũng như sự phát triển của cá nhân về lâu dài. Nhưng nó lại tạo ra sự gò bó ở những bước đầu khi áp dụng và tạo ra tâm lý phản kháng chính vì vậy rất rất cần sự cương quyết để quy trình được đưa vào doanh nghiệp và vận hành thành công.

Thứ 5: Tham thì thâm

» Có quy trình là phải quản lý hết mọi ngóc ngách của công ty?

  • Và cuối cùng, 1 phần tác dụng rất lớn của quy trình giúp kiểm soát, đánh giá công việc, tuy nhiên ở mỗi cấp độ cần kiềm chế sự kiểm soát lại một chút, tập trung vào thứ công ty thực sự cần.